Los Gobiernos y su entorno regulado en atención al ciudadano

Aunque incipiente, la legislación en América Latina viene evolucionando en lo que respecta a la conservación de registros electrónicos. Día a día la cantidad de servicios que se brindan a los ciudadanos por parte de los gobiernos locales, departamentales o estatales, así como las Instituciones centralizadas crece tanto en volumen como en sofisticación.

Comunicaciones vía correo electrónico bidireccionales tanto a nivel de recepción de información o activación de trámites, como de salida a nivel de comprobante de trámites, o notificaciones judiciales son recibidos o entregados a diario a cientos de miles de usuarios de los servicios de Gobierno. Por consiguiente, es natural que estos registros deban ser guardados y documentados de acuerdo con las leyes y procedimientos de cada uno de estos gobiernos.

Retain, la solución de GWAVA

GWAVA contribuye a la observancia de estas regulaciones resguardando, asegurando, gestionando, y protegiendo las comunicaciones electrónicas de las Organizaciones Gubernamentales entre ellas, y de ellas para con los ciudadanos.

Dos tecnologías, múltiples beneficios.

Retain, nuestro sistema de Archiving Unificado, es una solución multiplataforma que en una única instancia de almacenamiento archiva comunicaciones provenientes de sistemas de correo electrónico, redes sociales, o comunicaciones de dispositivos móviles. Retain disminuye la complejidad que impone el manejar diversos canales de comunicación con los usuarios ayudándole a las Instituciones a simplificar y optimizar el almacenamiento, seguridad, y gestión póstuma de sus comunicaciones electrónicas.

GWAVA como herramienta de seguridad de mensajería electrónica protege  la comunicación de sus diversos canales asegurándose que virus, correo indeseado, malware, imágenes ilegales, o ataques de tipo cibernético entren por sus correo electrónico a la Institución. Adicionalmente, previene que contenido indeseado salga igualmente de la Institución causando detrimento de la imagen de la misma.

Como Retain apoya el cumplimiento de regulaciones a Instituciones gubernamentales?

Archiving Unificado de Múltiples Plataformas

Todas sus plataformas de mensajería electrónica incluido correo, mensajería instantánea y redes sociales, son almacenadas en una única instancia dándole la opción de gestionarla desde de manera ubicua y administrarla desde un punto central.

Unificación del Archiving en entornos mixtos

Solamente Retain provee soporte simultáneo a diferentes sistemas de mensajería electrónica. Sus capacidades le permiten a la organización trabajar con Exchange, Office 365, Google Apps, live@edu, GroupWise, Facebook, y Twitter bajo una misma interface.

Archiving unificado basado en Políticas

Retain provee la flexibilidad suficiente para que cada Institución implemente políticas de retención de acuerdo con sus necesidades. Determine a quién, qué, cuando, cuanto tiempo, y sobre que sistemas se va a retener información. De la misma forma, la Institución define además del propio usuario quien tendría acceso, bajo qué circunstancias, y como sería este acceso auditado en caso de efectuarse.

Manejo de Redes Sociales

Retain para mensajería de Redes Sociales de manera segura almacena las comunicaciones entrantes y salientes de Twitter y Facebook. Esta información de manera instantánea es alcanzada por Retain permitiendo su descubrimiento, análisis y posterior publicación.

Gestión de descubrimiento electrónico

eDiscovery – Auditores, Oficiales de Seguridad Informática, y demás usuarios autorizados, tienen la facultad de ejecutar búsquedas de información multi-buzones.  Adicionalmente, pueden definir y reservar información con propósitos legales —“litigation hold”—, imprimir, reenviar, y exportar resultados de sus búsquedas en diferentes formatos dependiendo del grado de confidencialidad que amerite el asunto. Todo con herramientas provistas por Retain

Cumplimiento de Regulaciones & Control

Microsoft Exchange, Office 365, y Google Apps carecen de algunas capacidades que pueden poner a la Institución en riesgo de perder información y dificultar el cumplimiento de regulaciones. Con Retain, su organización realmente define y ejecuta las políticas de retención, y gobernabilidad de la información. Retain inhabilita la auto-purga de información, y no permite que nadie altere, ni borre un mensaje garantizando que su archivig está completo, íntegro y auditable de acuerdo con la normatividad vigente.

Interfaz Web Access

Solo Retain, ofrece una completa interfaz basada en navegador con múltiples y avanzadas opciones de búsqueda. Cadenas de caracteres bastarán para encontrar documentos, o conversaciones que el usuario necesite revisar, reenviar o exportar.

Búsqueda de mensajes

Su organización está preparada para responder por cualquier requerimiento de mensajes públicos informativos enviados a través de correo electrónico, Facebook, o Twitter?. Retain archiva TODOS los mensajes forma segura en la misma instancia de almacenamiento de su archiving Institucional con tecnologías de compresión y encripción.

Seguimiento Inteligente

Los mensajes y conversaciones de muro pueden ser fácilmente buscados y revisados en el contexto de su conversación original.

Completa Funcionalidad de Exportación

Retain tiene la capacidad de exportar información en formatos PST, PDF, o en formato encriptado que necesita de autenticación para ser accesado.

Reserva para litigios o soporte a Auditorias—“Litigation Hold”

Mensajes que posteriormente puedan estar involucrados como documentos de soporte o pruebas en un litigio, pueden ser marcados y protegidos de futuras acciones hasta que esa marca o reserva no sea removida.

Auditando al Auditor

Retain deja toda la trazabilidad de las acciones de los auditores, o usuarios con acceso a otros buzones. Estas bitácoras sin acceso a contenido pueden ser revisadas por Recursos Humanos, Tecnologías de Información o el área definida para controlar a los auditores.

Permisos y Accesos Configurables

Defina e implemente sus políticas de control y auditoria sobre roles y funciones para luego configurar accesos y permisos en Retain.

Productividad a usuarios

Remueva de los usuarios la responsabilidad de los PST, evite su tráfico, y permítales con Retain acceso ubicuo y seguro a su información. Avanzadas opciones de búsqueda les permitirán encontrar más fácilmente su información y gestionarla desde con las herramientas de Retain. Esta gestión no demandará ni intervención de soporte, ni capacitación adicional.