Archivo y Gobernabilidad de Información para las Organizaciones de Servicios Financieros

La promesa de nuestra solución en cuatro pilares: Gobernabilidad de Información, Reducción de Costos de Propiedad de su sistema de correo, Productividad de Usuarios y Cumplimiento de Regulaciones.

Está pensando en la nube como solución a las limitaciones de espacio en los buzones de sus usuarios?, Los costos de almacenamiento y en general de gestión del correo son un reto para su presupuesto?, le preocupa el respaldo de su información en la nube?, le preocupan costos futuros?, le preocupa la confidencialidad de su información teniendo normatividad local?, Necesita formas adicionales de comunicación con mercados objetivo?

Retain propone a organizaciones de sistemas financieros en diferentes países una solución segura, y costo-efectiva para mitigar los interrogantes planteados. Nuestra solución de Archiving centralizado y unificado para diversos sistemas de comunicación electrónica le brinda las ventajas de la nube o de un modelo hibrido que bien vale la pena ser analizado.

Pilares de solución en respuesta a necesidades definidas en el sector financiero:

Gobiernos de Información

Estructure principios, políticas y procedimientos de forma tal que tanto la dirección de la organización como sus usuarios sepan quien tiene acceso a la información, bajo qué circunstancias, que controles se aplican, y como se audita a los auditores. Proteja y restrinja accesos a contenidos a empleados técnicos y defina la real cadena de custodia de su información. Libere a tecnologías de información de auditorías desgastantes e incomodas pasando control a áreas funcionales que se encarguen de su ejecución.

Costos de Propiedad de su Correo Electrónico

Se ha encontrado con inconformidad de los usuarios por el tamaño de sus buzones?. La manipulación de archivos PST impone un reto mayúsculo a seguridad de la información?. Que bueno fuera con contar con espacio ilimitado de almacenamiento para mitigar esta situación…. ESO SI: Al costo adecuado y sin marginar control. Como si esto fuera poco, procesos de mantenimiento de bases de datos, licenciamientos extras, respaldos, espacio para los respaldos, ambiente de recuperación de data y el tiempo para poderlo realizar, etc, etc. Imponen a su presupuesto una tarea importante para mantener en el sistema un balance de costos y funcionalidad adecuado.   Con Retain, su organización puede alcanzar estas metas reduciendo hasta 6 veces el espacio en disco necesitado por su Microsoft Exchange mientras adiciona herramientas de búsqueda avanzada,  funcionalidades móviles a los usuarios, y descarga de pesadas labores a su staff de TI.

Cumplimiento de regulaciones

Bien sean estas de protección de información del consumidor, o como prueba de la interacción entre una Entidad Financiera y sus clientes, en la mayoría de países existe una regulación por parte de las Superintendencias Financieras o de Mercado de Valores que obliga a cualquier Entidad regulada a retener y resguardar de la mejor manera posible la información y sus interacciones con los usuarios. Retain a un costo mínimo y en premisa o en la nube le ayuda a las Entidades Financieras a cumplir con esta normatividad de manera eficaz mientras adiciona canales de comunicación y productividad a sus usuarios.

Migración a la Nube

Retain le ofrece a las Entidades Financieras -a quienes la normatividad se los permite- a aprovechar lo mejor de los dos modelos. Bien se dice que la mejor migración es la NO migración. Integre sus sistemas de correo electrónico (uno o más) en Retain y disfrute de respaldo, gobernabilidad de información, y control de su información en todo momento. Todo esto bajo su estricto cumplimiento de regulaciones y la mejor combinación –o no combinación- de modelo Nube/premisa. (Ver sistemas soportados).


Algunas consideraciones Técnicas para aterrizar aún más sus ideas:

Archiving Unificado de Múltiples Plataformas

Todas sus plataformas de mensajería electrónica incluido correo, mensajería instantánea y redes sociales, son almacenadas en una única instancia dándole la opción de gestionarla desde de manera ubicua y administrarla desde un punto central.

Unificación del Archiving en entornos mixtos

Solamente Retain provee soporte simultáneo a diferentes sistemas de mensajería electrónica. Sus capacidades le permiten a la organización trabajar con Exchange, Office 365, Google Apps, live@edu, GroupWise, Facebook, y Twitter bajo una misma interface. Todas las políticas se aplican a esta base de datos unificada para mantener cadenas de custodia, gobernabilidad y control.

Archiving unificado basado en Políticas

Retain provee la flexibilidad suficiente para que cada Organización implemente políticas de retención de acuerdo con sus necesidades. Determine a quién, qué, cuando, cuanto tiempo, y sobre que sistemas se va a retener información. De la misma forma, la Institución define además del propio usuario quien tendría acceso, bajo qué circunstancias, y como sería este acceso auditado en caso de efectuarse.

Manejo de Redes Sociales

Retain para mensajería de Redes Sociales de manera segura almacena las comunicaciones entrantes y salientes de Twitter y Facebook. Esta información de manera instantánea es alcanzada por Retain permitiendo su descubrimiento, análisis y posterior publicación.

Productividad a usuarios

Remueva de los usuarios la responsabilidad de los PST, evite su tráfico, y permítales con Retain acceso ubicuo y seguro a su información. Avanzadas opciones de búsqueda les permitirán encontrar más fácilmente su información y gestionarla desde con las herramientas de Retain. Esta gestión no demandará ni intervención de soporte, ni capacitación adicional.

Interfaz Web Access

Solo Retain, ofrece una completa interfaz basada en navegador con múltiples y avanzadas opciones de búsqueda. Cadenas de caracteres bastarán para encontrar documentos, o conversaciones que el usuario necesite revisar, reenviar o exportar. 

Gestión de descubrimiento electrónico

eDiscovery – Auditores, Oficiales de Seguridad Informática, y demás usuarios autorizados, tienen la facultad de ejecutar búsquedas de información multi-buzones.  Adicionalmente, pueden definir y reservar información con propósitos legales –“litigation hold”-, imprimir, reenviar, y exportar resultados de sus búsquedas en diferentes formatos dependiendo del grado de confidencialidad que amerite el asunto. Todo con herramientas provistas por Retain

Búsqueda de mensajes

Su organización está preparada para responder por cualquier requerimiento de mensajes públicos informativos enviados a través de correo electrónico, Facebook, o Twitter?. Retain archiva TODOS los mensajes forma segura en la misma instancia de almacenamiento de su archiving Institucional con tecnologías de compresión y encripción.

Cumplimiento de Regulaciones & Control

Microsoft Exchange, Office 365, y Google Apps carecen de algunas capacidades que pueden poner a la Institución en riesgo de perder información y dificultar el cumplimiento de regulaciones. Con Retain, su organización realmente define y ejecuta las políticas de retención, y gobernabilidad de la información. Retain inhabilita la auto-purga de información, y no permite que nadie altere, ni borre un mensaje garantizando que su archivig está completo, íntegro y auditable de acuerdo con la normatividad vigente.

Seguimiento Inteligente

Los mensajes y conversaciones de muro pueden ser fácilmente buscados y revisados en el contexto de su conversación original.

Completa Funcionalidad de Exportación

Retain tiene la capacidad de exportar información en formatos PST, PDF, o en formato encriptado que necesita de autenticación para ser accesado.

Auditando al Auditor

Retain deja toda la trazabilidad de las acciones de los auditores, o usuarios con acceso a otros buzones. Estas bitácoras sin acceso a contenido pueden ser revisadas por Recursos Humanos, Tecnologías de Información o el área definida para controlar a los auditores.