Archiving y Gobiernos de Información de sus comunicaciones electrónicas

Gobierno de información de sus comunicaciones electrónicas, reducción de costos de propiedad de su sistema de correo, productividad de sus usuarios, y herramientas de e-Discovery avanzadas en sus diferentes canales de comunicación son las promesas de nuestra solución para la empresa privada.

Está pensando en la nube como solución a las limitaciones de espacio en los buzones de sus usuarios?, Los costos de almacenamiento y en general de gestión del correo son un reto para su presupuesto?, le preocupa el respaldo de su información en la nube?, le preocupan costos futuros?, le preocupa la confidencialidad de su información sabiendo que gobiernos extranjeros tienen acceso?

Retain no es una fórmula mágica pero definitivamente puede ayudarle a resolver de la mejor manera los interrogantes planteados. Nuestra solución de Archiving centralizado y unificado para diversos sistemas de comunicación electrónica le brinda las ventajas de la nube o de un modelo hibrido que bien vale la pena ser analizado.

Pilares de solución en respuesta a necesidades definidas en el mundo corporativo:

Gobiernos de Información
Estructure principios, políticas y procedimientos de forma tal que tanto la dirección de la organización como sus usuarios sepan quien tiene acceso a la información, bajo qué circunstancias, que controles se aplican, y como se audita a los auditores. Proteja y restrinja accesos a contenidos a empleados técnicos y defina la real cadena de custodia de su información. Libere a tecnologías de información de auditorías desgastantes e incomodas pasando control a áreas funcionales que se encarguen de su ejecución.
Costos de Propiedad de su Correo Electrónico
Se ha encontrado con inconformidad de los usuarios por el tamaño de sus buzones?. La manipulación de archivos PST impone un reto mayúsculo a seguridad de la información?. Que bueno fuera con contar con espacio ilimitado de almacenamiento para mitigar esta situación…. ESO SI: Al costo adecuado y sin marginar control. Como si esto fuera poco, procesos de mantenimiento de bases de datos, licenciamientos extras, respaldos, espacio para los respaldos, ambiente de recuperación de data y el tiempo para poderlo realizar, etc, etc. Imponen a su presupuesto una tarea importante para mantener en el sistema un balance de costos y funcionalidad adecuado.   Con Retain, su organización puede alcanzar estas metas reduciendo hasta 6 veces el espacio en disco necesitado por su Microsoft Exchange mientras adiciona herramientas de búsqueda avanzada,  funcionalidades móviles a los usuarios, y descarga de pesadas labores a su staff de TI.
Migración a la Nube
Retain le ofrece a las organizaciones lo mejor de los dos modelos. La solución en una sola base de datos unificada almacena sistemas de correos en premisa o en la nube (Ver sistemas soportados).   Bien se dice que la mejor migración es la NO migración. Integre sus sistemas de correo electrónico (uno o más) en Retain y disfrute de respaldo, gobernabilidad de información, y control de su información en todo momento. Todo esto bajo su estricta preferencia. En premisa, o en la nube.

Algunas consideraciones Técnicas para aterrizar aún más sus ideas:

Archiving Unificado de Múltiples Plataformas

Todas sus plataformas de mensajería electrónica incluido correo, mensajería instantánea y redes sociales, son almacenadas en una única instancia dándole la opción de gestionarla desde de manera ubicua y administrarla desde un punto central.

Unificación del Archiving en entornos mixtos

Solamente Retain provee soporte simultáneo a diferentes sistemas de mensajería electrónica. Sus capacidades le permiten a la organización trabajar con Exchange, Office 365, Google Apps, live@edu, GroupWise, Facebook, y Twitter bajo una misma interface. Todas las políticas se aplican a esta base de datos unificada para mantener cadenas de custodia, gobernabilidad y control.

Archiving unificado basado en Políticas

Retain provee la flexibilidad suficiente para que cada Organización implemente políticas de retención de acuerdo con sus necesidades. Determine a quién, qué, cuando, cuanto tiempo, y sobre que sistemas se va a retener información. De la misma forma, la Institución define además del propio usuario quien tendría acceso, bajo qué circunstancias, y como sería este acceso auditado en caso de efectuarse.

Manejo de Redes Sociales

Retain para mensajería de Redes Sociales de manera segura almacena las comunicaciones entrantes y salientes de Twitter y Facebook. Esta información de manera instantánea es alcanzada por Retain permitiendo su descubrimiento, análisis y posterior publicación.

Productividad a usuarios

Remueva de los usuarios la responsabilidad de los PST, evite su tráfico, y permítales con Retain acceso ubicuo y seguro a su información. Avanzadas opciones de búsqueda les permitirán encontrar más fácilmente su información y gestionarla desde con las herramientas de Retain. Esta gestión no demandará ni intervención de soporte, ni capacitación adicional.

Interfaz Web Access

Solo Retain, ofrece una completa interfaz basada en navegador con múltiples y avanzadas opciones de búsqueda. Cadenas de caracteres bastarán para encontrar documentos, o conversaciones que el usuario necesite revisar, reenviar o exportar. 

Gestión de descubrimiento electrónico

eDiscovery – Auditores, Oficiales de Seguridad Informática, y demás usuarios autorizados, tienen la facultad de ejecutar búsquedas de información multi-buzones.  Adicionalmente, pueden definir y reservar información con propósitos legales –“<em>litigation hold</em>”-, imprimir, reenviar, y exportar resultados de sus búsquedas en diferentes formatos dependiendo del grado de confidencialidad que amerite el asunto. Todo con herramientas provistas por Retain.

Búsqueda de mensajes

Su organización está preparada para responder por cualquier requerimiento de mensajes públicos informativos enviados a través de correo electrónico, Facebook, o Twitter?. Retain archiva TODOS los mensajes forma segura en la misma instancia de almacenamiento de su archiving Institucional con tecnologías de compresión y encripción.

Cumplimiento de Regulaciones Control

Microsoft Exchange, Office 365, y Google Apps carecen de algunas capacidades que pueden poner a la Institución en riesgo de perder información y dificultar el cumplimiento de regulaciones. Con Retain, su organización realmente define y ejecuta las políticas de retención, y gobernabilidad de la información. Retain inhabilita la auto-purga de información, y no permite que nadie altere, ni borre un mensaje garantizando que su archivig está completo, íntegro y auditable de acuerdo con la normatividad vigente.

Seguimiento Inteligente

Los mensajes y conversaciones de muro pueden ser fácilmente buscados y revisados en el contexto de su conversación original.

Completa Funcionalidad de Exportación

Retain tiene la capacidad de exportar información en formatos PST, PDF, o en formato encriptado que necesita de autenticación para ser accesado.

Auditando al Auditor

Retain deja toda la trazabilidad de las acciones de los auditores, o usuarios con acceso a otros buzones. Estas bitácoras sin acceso a contenido pueden ser revisadas por Recursos Humanos, Tecnologías de Información o el área definida para controlar a los auditores.